06/11/2006 Top 5 E-Mail-Regeln für Wissensarbeiter!
Das E-Mail hat sich für Wissensarbeiter zu einem unerlässliches Werkzeug etabliert. Nur der Umgang mit dem blitzschnellen Medium wurde uns nie richtig gelehrt. Deshalb hier die Top 5 E-Mail-Regeln:
#0: Es gibt nur eine richtige Schreibeweise für das Medium und die ist nicht Email, email, E-mail oder e-Mail sondern: "E-Mail"!
#1: You never got a second chance for your first impression! Der Betreff entscheidet wie und wann eine E-Mail gelesen wird. Nutzenorientierte Titel gewinnen immer!
#2: Für mich gibt es drei feste E-Mail-Zeiten am Tag. Morgens (nachdem der Tag geplant ist), nach dem Mittagessen (der Verdauungseffekt) und kurz vor dem Feierabend (um den Leuten zu imponieren, wie lange ich arbeite ;-)...Nein natürlich nicht, sondern um "aufgeräumt in den Feierabend zu gehen). Diese Regel erfordert super viel Disziplin, aber spart sehr viel Zeit, wenn man nicht immer den E-Mails nachrennt (Eisenhower lässt grüssen).
#3: E-Mails werden sofort beantwortet und dann entweder gelöscht oder archiviert. Mir graut es vor einer zu vollen Inbox!
#4: Es gibt eine Delete-Taste auf der Tastatur und von der sollte man von Zeit zu Zeit auch Gebrauch machen.
#5: Lange E-Mails werden seltener richtig gelesen, als kurze und prägnante. Hier gilt die alte Grundform "KISS" (Keep It Simple and Sexy).
Wenn ihr weitere Tipps und Tricks im Umgang mit dem E-Mail habt, dann freue ich mich auf weitere Inputs.
Das Fuder überladen? So weit sollte es eben nicht kommen, deshalb plädiere ich für die Einhaltung der E-Mail-Regeln!
Zu lange E-Mails? Dann kommt es eben so...
#0: Es gibt nur eine richtige Schreibeweise für das Medium und die ist nicht Email, email, E-mail oder e-Mail sondern: "E-Mail"!
#1: You never got a second chance for your first impression! Der Betreff entscheidet wie und wann eine E-Mail gelesen wird. Nutzenorientierte Titel gewinnen immer!
#2: Für mich gibt es drei feste E-Mail-Zeiten am Tag. Morgens (nachdem der Tag geplant ist), nach dem Mittagessen (der Verdauungseffekt) und kurz vor dem Feierabend (um den Leuten zu imponieren, wie lange ich arbeite ;-)...Nein natürlich nicht, sondern um "aufgeräumt in den Feierabend zu gehen). Diese Regel erfordert super viel Disziplin, aber spart sehr viel Zeit, wenn man nicht immer den E-Mails nachrennt (Eisenhower lässt grüssen).
#3: E-Mails werden sofort beantwortet und dann entweder gelöscht oder archiviert. Mir graut es vor einer zu vollen Inbox!
#4: Es gibt eine Delete-Taste auf der Tastatur und von der sollte man von Zeit zu Zeit auch Gebrauch machen.
#5: Lange E-Mails werden seltener richtig gelesen, als kurze und prägnante. Hier gilt die alte Grundform "KISS" (Keep It Simple and Sexy).
Wenn ihr weitere Tipps und Tricks im Umgang mit dem E-Mail habt, dann freue ich mich auf weitere Inputs.
Das Fuder überladen? So weit sollte es eben nicht kommen, deshalb plädiere ich für die Einhaltung der E-Mail-Regeln!
Zu lange E-Mails? Dann kommt es eben so...
Kommentare
1. Statt Outlook verwende ich Gmail. Zur Sicherheit lasse ich mir via POP3 eine Kopie ins Büro schicken (Outlook Express)
2. Für Termine verwende ich statt Outlook meinen Palm
3. Für Kontakte verwende ich openBC statt Outlook
4. Ich habe meine Ordnerstruktur aufgegeben und finde gesuchte Mails via Gmail (d.h. ich verschwende keine Zeit mehr mit sortieren)
5. Alle pendenten Emails sind im Posteingang, wichtige Emails werden markiert. Bearbeitete Emails landen im Archiv.
Fazit: Ich habe das grosse Outlook noch nie verwendet und werde es vorerst auch nicht verwenden. Und ich bilde mir ein, dass mein Email-Management nun ziemlich effizient ist (für Effizienz-Tipps bin ich dennoch dankbar).